Stellenbeschreibung Ordinationsmanager

Stellenbeschreibung Ordinationsmanager

Grundsätzlich ist Aufgabe des Ordinationsmanagers /der Ordinationsmanagerin Dr. Molderings so weit wie möglich von administrativen und organisatorischen Aufgaben zu entlasten. 

Qualitätsmanagement:

• Verwaltung des Ordinationsablaufs (Erstellung und Überprüfung von SOPs (Standard Operating Procedures))
• Ordnung in der Ordination organisieren
• Bestellungen, Rechnungen ablegen, archivieren
• Ablage organisieren (z.B. Buchhaltung (muss 10 Jahre aufgehoben werden), Bestellungen, Firmenkontakte, Verträge, Bedienungsanleitungen, …)
• AUVA-Ordner offene Punkte bearbeiten
• BGF (Betriebliche Gesundheitsvorsorge, Programm der ÖGK) offene Punkte abarbeiten
• Elektroanlagenüberprüfung offene Punkte abarbeiten
• ISO-Zertifizierung der Ordination durchführen
• Digitalisierung vorantreiben
• Supervision und Qualitätskontrolle alle Mitarbeiter
• Entwurf und Überprüfung von SOP (Standard Operating Procedures) (z.B. einheitliche Eingabe aller Informationen in die Krankenakte)
• Durchführung und Überprüfung der Abrechnung auf ihre Korrrektheit  (z.B. tägliche Überprüfung aller Honorarnoten auf Ihre Korrektheit)

Kontaktperson für alle Mitarbeiter:

• Stellenanzeigen für Personalsuche schreiben und an relevante Stellen posten (in Absprache mit Dr. Molderings)
• Bei Neuanstellung von Mitarbeitern: neue Mitarbeiter einweisen, erforderliche Unterlagen wie z.B. Dienstverträge geben und ausfüllen lassen (Kontakt mit Personalabteilung der Steuerkanzlei)
• Bei Austritt von Mitarbeitern: erforderliche Unterlagen bereitstellen und geben (Kontakt mit Personalabteilung der Steuerkanzlei)
• Laufender Kontakt zu den Mitarbeitern: Arbeitszeiterfassung, Mehrstunden erfassen und weiterleiten, Urlaubszeiten organisieren und dokumentieren, Infos an Mitarbeiter (z.B. Dienstpläne, Infos, Urlaubstermine)
• Ansprechperson für Fragen und Probleme, Probleme lösen oder delegieren (Beispiele: Drucker oder Computer funktioniert nicht, Lampen kaputt)
• Bei Krankheit oder Verhinderung von Kollegen, nach Möglichkeit Dienste übernehmen 

Kontakt zu externen Servicefirmen:

• z.B. IT Techniker, Wartung von Geräten, Hausverwaltung, Elektriker, …

Materialbeschaffung und Entsorgung:

• Notwendige Neuanschaffungen (z.B. Kühlschrank, Drucker, PCs,  ….)
• Alte, nicht mehr gebrauchte oder kaputte Materialien entsorgen

Buchhaltungsvorbereitung (monatlich):

• Rechnungen einscannen und hochladen für Steuerkanzlei
• Mehrstunden der Mitarbeiter an Steuerkanzlei / Personalabteilung übermitteln
• Honorarnoten, die per Überweisung bezahlt wurden, im Innomed Programm auf bezahlt setzen (mithilfe des Kontoauszugs

Bei Interesse bitte Bewerbung an:

office@lungen-arzt.at

Lehmanngasse 25/3/1

1230 Wien